VvE Dienstverlening

Het beheer voor uw vereniging van eigenaren door Atrium vastgoedmanagement kan worden opgebouwd uit verschillende onderdelen. Hieronder ziet u een specificatie voor de standaard en de aanvullende beheerwerkzaamheden.

Standaard VvE beheer werkzaamheden:

Jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV)
Opstellen jaarstukken, exploitatiebegroting en advies maandelijkse bijdragen
Toezenden van de concept afrekening aan de kascommissie en schriftelijke beantwoording van vragen
Organisatie jaarlijkse ledenvergadering, opmaken en verzending agenda met bijlagen
Aanwezigheid op algemene ledenvergadering van een accountmanager, die ook notuleert en indien de onderhoudsagenda dit wenst, een technisch manager
Opmaken, uitwerken en verzenden van de notulen incl. actiepunten, afstemmen met de voorzitter

Verzekeringen

Afsluiten en bewaking van de in de splitsingsakte voorgeschreven verzekeringen

Bijdragen

Incasso van de reguliere bijdragen
Het incasseren van exploitatietekorten en/of terugbetalen van overschotten

Betalingen – bank/giro rekening

Op naam van de VvE openen en beheren van een rekening-courant en een spaarrekening
Voldoen van nota’s ten laste van de VvE-rekening

Bij overname administraties

Alle werkzaamheden die betrekking hebben op de overname van de technische en de door de algemene ledenvergadering goedgekeurde, financiële administratie, inclusief de berichtgeving aan de leden.

Beheer van de algemene belangen

Archiveren van de relevante stukken voor de daartoe voorgeschreven periode
Relevante correspondentie met betrekking tot de overeengekomen diensten
Fungeren als aanspreekpunt voor de VvE aangelegenheden
Toezien op handhaving van de VvE reglementen

Overleg

Overleg met bestuur, voorzitter en/of een eigenarencommissie

Dagelijks onderhoud van de algemene delen van het gebouw

Het behandelen van technische klanten die per e-mail, telefoon, fax of post zijn ontvangen
Het schriftelijk opdragen van noodzakelijk onderhoud aan betrouwbare onderhoudsbedrijven
24 uur per dag bereikbaar zijn voor noodgevallen
Afsluiten en marktconform houden van servicecontracten
Controleren van de nota’s aan de hand van de opdrachten en de contracten

Groot onderhoud van de algemene delen van het gebouw

Het aanvragen van offertes met betrekking tot de door de algemene ledenvergadering goedgekeurde, werkzaamheden bij een vooraf door de VvE opgestelde selectie van partijen
Schriftelijk opdragen van werkzaamheden binnen het door de ALV vastgestelde mandaat aan een partij uit de door de VvE vooraf opgestelde selectie
Jaarlijks actualiseren van de meerjarenplanning groot onderhoud

Schadezaken

Het bij de verzekeraar indienen van schades en het administratief afhandelen hiervan

Werkzaamheden rondom verkoop van een appartementsrecht

Bijhouden van de ledenregister
Algemene berichtgeving aan nieuwe leden, bijvoorbeeld met betrekking tot de VvE bijdrage, betaalwijze en klachtenprocedure
Informatieverstrekking aan makelaars, notarissen e.d.
Werkzaamheden rondom inschakelen van een incassobureau
Initiëren van activiteiten bij wanbetaling en het treffen van betalingsregelingen

Stookkostenafrekeningen

Het afhandelen van de individuele stookkostenafrekeningen bij individuele warmtemeting op blokverwarming
Aanvullende VvE beheerwerkzaamheden
De grote onderhoudswerkzaamheden zoals; bepalen uitgangspunten, opstellen werkomschrijving, aannemersselectie, vervaardigen gunningsadvies, uitvoeringsplanning, toezicht en voortgangsbewaking, meer /minderwerk beoordeling, oplevering t/m restpunten
Opstellen meerjarenplanning groot onderhoud
De werkzaamheden met betrekking tot een extra vergadering
Het voorzitten van een ledenvergadering (indien er geen voorzitter is)
Het begeleiden van (juridische) procedures (niet zijnde incassoprocedures) bijvoorbeeld in verband met garantiezaken, wijzigingen van bestemmingsplannen e.d.
Het opstellen, wijzigen en afstemmen van een huishoudelijk reglement
Tussentijdse financiële en technische rapportages en informatie aan leden
Administratie en begeleiding van VvE personeel
De oplevering bij nieuwbouw en het afhandelen van zaken die voortvloeien uit de oplevering bij nieuwbouw
Afhandelen van zaken die voortvloeien uit de periode van de vorige beheerder en die buitengewoon veel tijd vragen (bijv. verzekerings-/incassozaken)
Werkzaamheden met betrekking tot wijziging van de splitsingsakte en wijziging van het gebruik van algemene ruimtes
Werkzaamheden met betrekking tot de verhuur en het hieruit voortvloeiende beheer van algemene ruimtes
Werkzaamheden met betrekking tot de betrokkenheid van de VvE bij een andere VvE